Notification de maladie ‘how to’

Centrale d'urgence 112
Réglementation
Le service HR112 a remarqué que les congés de maladie n’étaient pas toujours notifiés correctement. Etant donné qu’il est important que cette procédure se déroule correctement, voici un rappel des étapes à suivre lorsque vous êtes malade. En effet, si cette procédure n’est pas respectée, vous risquez de mettre en péril la continuité de votre centre d’appels urgents et être, par ailleurs, considéré comme étant en absence injustifiée.

Mieux vaut prévenir que guérir : voici toutes les étapes à suivre pour notifier votre congé de maladie :

1. Notification de maladie

Vous êtes malade? Appelez personnellement (pas de SMS) votre supérieur hiérarchique direct (coach/superviseur ou secrétariat), au plus tard 1 heure avant le début de la prestation prévue.

Vous devez communiquer à votre chef la durée totale de votre absence de la même manière et au plus tard le lendemain.

Si vous ne restez pas à votre domicile pendant la durée de votre absence, avertissez-en également votre service en précisant l’autre lieu de résidence (qui doit être également indiqué sur le certificat Medex).

Statutaire :
Votre congé de maladie n’est jamais couvert par la mutualité. Vous n’êtes dès lors pas tenu de communiquer un congé de maladie à votre mutualité, même en cas d’absence de longue durée.

Contractuel :
Vous devez prévenir votre mutualité avant l’expiration de la période de salaire garanti, au moyen du « certificat d’incapacité de travail » (= le formulaire « confidentiel »). Si vous ne le faites pas à temps, la mutualité peut refuser de verser une partie de votre indemnité.

2. Certificat médical Medex
Lorsque vous consultez votre médecin et que celui-ci estime que vous êtes en incapacité de travail, veillez à lui demander de compléter le certificat médical Medex. Le formulaire correct est joint  en annexe et figure sur l'intranet. Veuillez ne plus utiliser les formulaires plus anciens.

Une fois le certificat complété par le médecin, vous pouvez l’envoyer directement à l’adresse du centre Medex de votre province (les adresses des différents centres Medex sont indiquées sur le document en annexe et sur l'intranet ).

Conseils :

  • Conservez toujours quelques exemplaires vierges à votre domicile
  • Photocopiez le certificat complété avant de l’envoyer

3. Congé de maladie d’un jour sans certificat
Sur une année, il est possible d’accumuler deux absences d’un jour pour cause de maladie sans pour autant devoir envoyer de certificat médical. Ces deux jours ne peuvent pas être consécutifs. La troisième fois, vous avez besoin d'un certificat médical, même pour un seul jour.

Attention : une prestation de nuit répartie sur deux jours civils n’est considérée que comme un seul jour d’absence.

Le congé de maladie sans certificat doit également être notifié à votre service et vous devez également rester disponible pour un contrôle éventuel de Medex.

4. Enregistrement du congé de maladie
Le congé de maladie supprime la durée complète des prestations à fournir pendant la période de votre congé de maladie, avec un maximum de 12 heures par prestation.

Attention : si votre congé de maladie s’étend ale jusqu’au jour où vous êtes planifié dans l’horaire de service avec une prestation de nuit, vous ne devez évidemment pas la prester. Votre certificat médical est valable jusqu’au jour de début de cette prestation. En d’autres termes, vous êtes dispensé de cette prestation complète.

5. Le congé de maladie tombe un jour férié ou un jour de pont
Si vous êtes en congé de maladie un jour férié ou un jour de pont, vous êtes considéré comme étant en congé de maladie. Vous ne bénéficiez dès lors pas d’un jour de congé de remplacement sur la base de l’art. 8d, étant donné que la prestation n’a pas été fournie, mais vous conservez les 7h36 octroyées en début d’année sur la base de l’article 8a.

6. Le congé de maladie tombe un jour de compensation, soit entre le 27/12 et le 31/12

Statutaires :
Si vous tombez malade entre le 27 et le 31 décembre alors que vous étiez planifié comme étant en service, vous bénéficiez d’autant de jours de congé de maladie que d’heures prévues dans le service initial, majorés de 7h36 de congé de remplacement.
Si vous n’étiez pas prévu initialement comme étant en service, vous ne recevez aucun congé de remplacement.

Contractuels :
Si vous tombez malade entre le 27 et le 31 décembre alors que vous étiez planifié comme étant en service, vous bénéficiez d’autant de jours de congé de maladie que d’heures prévues dans le service initial, majorés de 7h36 de congé de remplacement.
A moins qu’à ce moment-là vous soyez déjà en congé de maladie pendant 30 jours consécutifs. Dans ce cas, vous n’avez pas droit au congé de remplacement. Si vous n’étiez pas prévu initialement comme étant en service, vous ne recevez aucun congé de remplacement.

7. Prolongation
Si, à l’issue de la période de maladie prévue, vous ne vous sentez pas apte à reprendre le travail, vous devez vous faire réexaminer par un médecin. Si ce médecin confirme l’incapacité de travail, vous devez communiquer votre absence à votre chef direct et envoyer un nouveau certificat médical à Medex.

8. Reprise anticipée du travail
Si votre congé de maladie n’est pas encore terminé, mais que vous vous sentez suffisamment bien pour reprendre le travail, vous pouvez le faire, même si le médecin traitant vous a prescrit une période d’incapacité de travail plus longue. Une reprise anticipée du travail ne nécessite ni une attestation spéciale du médecin traitant, ni l’approbation de Medex, ni l’accord du chef direct.

Attention : la direction prend les mesures nécessaires pour garantir la continuité du service. Si vous souhaitez ou devez reprendre le service après un congé de maladie, veuillez contacter le service afin de vérifier si une prestation prévue auparavant est maintenue et, dans la négative, vous reprendrez le travail lorsque la prestation suivante est prévue.
En informant votre service de votre retour anticipé, vous vous assurez également d’être couvert par l’assurance sur le chemin du travail.

9. Tomber malade au cours de la journée
Si vous êtes au travail et que vous ne vous sentez pas bien, vous pouvez, avec l’accord de votre chef de service, quitter le travail et rentrer chez vous, et consulter un médecin le cas échéant.

L’autorisation de quitter le travail pour cause de maladie est accordée sous la forme d’une dispense de service. Vous ne perdez pas d’heures et ce jour n’est pas considéré comme un congé de maladie d’un jour. Il ne faut donc pas envoyer de certificat médical à Medex.

Attention : si vous êtes malade et que vous rentrez chez vous pendant un shift de week-end ou de nuit, vous bénéficiez d’une dispense de service pour les 12 heures prévues, et votre rémunération de base pour ces 12 heures est payée. L’indemnité pour prestation de nuit et/ou de week-end ne vous est octroyée que pour les heures encore prestées. En effet, cette indemnité n’est payée que pour les prestations réellement effectuées.

Votre chef de service direct accordera ce type de départ naturellement, mais exceptionnellement, il pourra le refuser s’il soupçonne un abus.

Si vous estimez que le lendemain vous ne vous sentirez pas mieux, il est préférable de consulter directement votre médecin. Si ce dernier confirme votre incapacité de travail pour cause de maladie, vous êtes tenu d’en informer votre service selon la procédure susmentionnée.

10. Contrôle Medex
Medex peut contrôler toute absence pour maladie. Si vous refusez ou empêchez une visite de contrôle, vous êtes considéré comme étant en absence injustifiée.

Les répercussions administratives de l’absence injustifiée sont les suivantes :

Statutaires et stagiaires Contractuels
Position administrative de non-activitéLe contrat est considéré comme non exécuté
Perte du traitement pendant toute la période d’absence injustifiéePas de droit au salaire mensuel garanti
Les mois qui comprennent une ou plusieurs absences injustifiées ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’ancienneté pécuniairePas de droit à l’augmentation du traitement intercalaire
Pas de droit à la promotion et à l’avancement barémique pendant toute la période d’absence injustifiée -
Réduction au pro rata du droit au congé annuel Réduction au pro rata du droit au congé annuel
Réduction au pro rata du droit au crédit-maladie supplémentaire (voir point 10.a) -

Le médecin-contrôleur peut se présenter à votre domicile pendant toute la période du congé de maladie, chaque jour entre 8h00 et 20h00, également pendant le week-end pour les personnes travaillant en service continu, telles que les calltakers/opérateurs.

Le contrôle a lieu à votre domicile. Si vous n’êtes pas chez vous au moment du contrôle, le médecin-contrôleur laissera dans votre boîte aux lettres une invitation à un contrôle dans son cabinet. Veillez dès lors à vérifier régulièrement votre boîte aux lettres !
Si vous n’êtes pas à même de vous déplacer jusqu’au cabinet du médecin-contrôleur, téléphonez le plus rapidement possible au médecin ainsi qu’à votre supérieur direct.

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